Die 3 häufigsten Unterbrechungen im Arbeitsalltag und wie Sie damit umgehen können - Margit Reinhardt

Viele oder gar ständige Unterbrechungen im Arbeitsalltag haben Auswirkungen auf die Ihre Arbeitsleistung. Im Schnitt werden Mitarbeiter alle 11 Minuten unterbrochen – von eingehenden E-Mails, von Telefonanrufen oder Kollegen.

Stellen Sie sich vor, Sie sind gerade in einer sehr detaillierten Planung eines Projekts. Sie brauchen eine Weile, bis Sie gedanklich alles parat haben und sind jetzt gerade gut dabei, die einzelnen Themenbereiche Terminen zuzuordnen.

Inhaltsverzeichnis

Die Folgen von Unterbrechungen: Kontrollverlust

Neben den Auswirkungen auf die Produktivität führen häufige Unterbrechungen zu einer inneren Unruhe. Sie brauchen mehr Zeit, um wieder zu Ihrer ursprünglichen Arbeit zurückzufinden.

Eine Studie von Gloria Mark ergab beispielsweise, dass es bis zu 23 Minuten dauert, bis ein Mitarbeiter nach einer Unterbrechung wieder vollständig in die ursprüngliche Aufgabe eingetaucht ist. Es kommt immer darauf an, wie tief Sie in einem komplexen Gedankengang waren. Das braucht entsprechend Zeit, da wieder anzuknüpfen.

Unterbrechungen mindern das Gefühl, eine Kontrolle über den Arbeitsfluss zu haben. Etwa in dem Sinne ‚Dafür brauche ich erfahrungsgemäß eine knappe Stunde’. Auf einmal stellt man fest, dass man die doppelte Zeit dazu gebraucht hat. Das beeinträchtigt die Motivation.

Selbst kurze Unterbrechungen führen zu mehr Fehlern

Ein Forschungsteam um Alejandro Lleras von der University of Illinois fand Folgendes heraus: selbst kurze Unterbrechungen verringern die Leistung und Effizienz. So können mehr Fehler entstehen, obwohl die Gesamtdauer der Arbeitszeit gleich bleibt.

Andere Studien, etwa von Gloria Mark zeigen, dass häufige Unterbrechungen zu mehr Stress wie Gereiztheit, Nervosität oder Zerstreutheit und schließlich zu Erschöpfung führen. Natürlich reagiert jeder Mensch anders auf Unterbrechungen. Das hängt einmal vom Gesamtzustand ab – sind Sie ausgeschlafen und erholt – oder von der persönlichen Fähigkeit, sich wieder zu fokussieren. Andererseits kommt es auf die Art der Unterbrechung an. Eine kurze Nachfrage hat eine andere Wirkung als ein genervter oder gar wütender Kunde, der mit einer Beschwerde kommt.

Unterbrechung durch Telefon und E-Mails

Telefonanrufe und E-Mails: Ständig klingelnde Telefone und ein überfülltes E-Mail-Postfach sind für viele die Hauptursachen für Unterbrechungen. Gefühlt alle paar Minuten ans Telefon zu gehen oder bei jeder neuen E-Mail nachschauen, wer was geschickt hat, unterbricht den Arbeitsfluss und lenkt ab.

Mein Tipp:

Legen Sie Zeitfenster fest, in denen Sie Anrufe und E-Mails beantworten. Schalten Sie die Benachrichtigungen für ankommende E-Mails ab. Zumindest während den Zeiten, in denen Sie sich intensiv auf einen Arbeitsschritt konzentrieren wollen. Priorisieren Sie die Bearbeitung der E-Mails nach Dringlichkeit und beantworten Sie diese am besten in einem Schwung.

Unterbrechung durch Kollegen

Unterbrechungen durch Kollegen: ‚Ich habe da nur mal kurz eine Frage…‘ ‚Kannst du mir gerade mal die Liste von letzter Woche raussuchen, ich finde die nicht!‘ und schon sind 10 Minuten vorbei, weil die Beantwortung doch länger gedauert hat. Manchmal wollen Kollegen auch einfach nur ein wenig reden. Natürlich können Sie Kollegen bitten, später noch einmal vorbeizukommen. Das ist alles in Ordnung, aber es ist eine – eventuell unnötige – Unterbrechung für Sie.

Erklären Sie freundlich, dass Sie produktiver sind, wenn Sie Unterbrechungen minimieren können, das gilt für die Kollegen ja auch! Bieten Sie gleichzeitig Alternativen oder Unterstützung an, damit sich niemand abgewiesen fühlt. Ziel ist einerseits, Ihre persönliche Produktivität und Zufriedenheit als auch das Verständnis und die Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen zu verbessern.

Türhänger für ungestörtes Arbeiten, Fokuszeit, nur wenn es dringend ist und wenn es ok. ist

Türhänger für die Bürotür

Mein Tipp:

Klären Sie mit Kollegen oder im Team, wie Sie zukünftig mit Unterbrechungen umgehen wollen. Stellen Sie klare Regeln auf, denn im Endeffekt braucht jeder Zeiten, in denen ein ungestörtes Arbeiten möglich ist.

Klären Sie ebenso, wie Sie zeigen wollen, dass Sie gerade konzentriert arbeiten wollen. Verwenden Sie sichtbare Signale wie Kopfhörer oder ein ‚Bitte-nicht-stören‘ Schild.

Blockieren Sie Zeitfenster für konzentriertes Arbeiten: Markieren Sie diese Zeiten in Ihrem Kalender bzw. in Outlook und teilen Sie Ihren Kollegen mit, dass Sie in diesen Zeiten ungestört arbeiten möchten. Bieten Sie jedoch alternative Zeiten an, zu denen Ihre Kollegen Sie erreichen können.

Oder Sie signalisieren auf Ihrem Schreibtisch oder an der Tür, dass Sie ab einem bestimmten Zeitpunkt wieder ansprechbar sind. So wissen die Kollegen Bescheid. Oder Sie nutzen Türhänger, wie auf der Skizze.

Durch klare Absprachen ermöglichen Sie ein gegenseitiges Verständnis. So profitieren auch die Kollegen von einer produktiven Arbeitsumgebung.

Meetings, die den Arbeitsfluss unterbrechen

Meetings: Meetings sind Teil des Alltags, aber oft werden sie zu einer Zeitfalle und stören den Arbeitsfluss. Generell können Sie überprüfen (oder nachhaken) ob es wirklich notwendig ist, am Meeting teilzunehmen. Unklare Tagesordnungen sind Zeitfresser, ebenso eine unklare oder gar keine Moderation. Oder spontan einberufene Meetings, an denen sicherheitshalber viele teilnehmen, was unnötig ist.

Mein Tipp:

Überprüfen Sie die Notwendigkeit jedes Meetings und verkürzen Sie sie, wenn möglich. Übrigens, Meetings im Stehen sind kürzer als Meetings im Sitzen. Klare Zielsetzungen und Zeitfenster verbessern die Effektivität und Effizienz. Das gilt erst reicht für virtuelle Meetings.

Fazit

Einen komplett unterbrechungsfreien Alltag gibt es nicht. Wäre auch auf Dauer langweilig. Es geht um die Häufigkeit und manchmal auch um die Selbstverständlichkeit der Unterbrechungen.

Indem Sie sich bewusst mit den Ursachen und Folgen auseinandersetzen, können Sie sich gezielt Maßnahmen überlegen und diese kommunizieren. Wenn Sie dies freundlich, aber bestimmt tun, können Sie fokussiert an Ihren Aufgaben dranbleiben und sie erfolgreich erledigen. So dass Sie zufrieden sind und nach der Arbeit abschalten können.

Schauen Sie sich mein Angebot für das Konzentrationstraining an!

Was sind Ihre Erfahrungen mit Unterbrechungen und den Folgen? Schreiben Sie mir doch direkt mail@margit-reinhardt.de.