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Viele oder gar ständige Unterbrechungen im Arbeitsalltag haben Auswirkungen auf die Ihre Arbeitsleistung. Im Schnitt werden Mitarbeiter alle 11 Minuten unterbrochen – von eingehenden E-Mails, von Telefonanrufen oder Kollegen.

Stellen Sie sich vor, Sie sind gerade in einer sehr detaillierten Planung eines Projekts. Sie brauchen eine Weile, bis Sie gedanklich alles parat haben und sind jetzt gerade gut dabei, die einzelnen Themenbereiche Terminen zuzuordnen.

Viele oder gar ständige Unterbrechungen im Arbeitsalltag haben Auswirkungen auf die Ihre Arbeitsleistung. Im Schnitt werden Mitarbeiter alle 11 Minuten unterbrochen – von eingehenden E-Mails, von Telefonanrufen oder Kollegen.

Stellen Sie sich vor, Sie sind gerade in einer sehr detaillierten Planung eines Projekts. Sie brauchen eine Weile, bis Sie gedanklich alles parat haben und sind jetzt gerade gut dabei, die einzelnen Themenbereiche Terminen zuzuordnen.

Die Folgen von Unterbrechungen: Kontrollverlust

Neben den Auswirkungen auf die Produktivität führen häufige Unterbrechungen zu einer inneren Unruhe. Sie brauchen mehr Zeit, um wieder zu Ihrer ursprünglichen Arbeit zurückzufinden.

Eine Studie von Gloria Mark ergab beispielsweise, dass es bis zu 23 Minuten dauert, bis ein Mitarbeiter nach einer Unterbrechung wieder vollständig in die ursprüngliche Aufgabe eingetaucht ist. Es kommt immer darauf an, wie tief Sie in einem komplexen Gedankengang waren. Das braucht entsprechend Zeit, da wieder anzuknüpfen.

Unterbrechungen mindern das Gefühl, eine Kontrolle über den Arbeitsfluss zu haben. Etwa in dem Sinne ‚Dafür brauche ich erfahrungsgemäß eine knappe Stunde’. Auf einmal stellt man fest, dass man die doppelte Zeit dazu gebraucht hat. Das beeinträchtigt die Motivation.

Selbst kurze Unterbrechungen führen zu mehr Fehlern

Ein Forschungsteam um Alejandro Lleras von der University of Illinois fand Folgendes heraus: selbst kurze Unterbrechungen verringern die Leistung und Effizienz. So können mehr Fehler entstehen, obwohl die Gesamtdauer der Arbeitszeit gleich bleibt.

Andere Studien, etwa von Gloria Mark zeigen, dass häufige Unterbrechungen zu mehr Stress wie Gereiztheit, Nervosität oder Zerstreutheit und schließlich zu Erschöpfung führen. Natürlich reagiert jeder Mensch anders auf Unterbrechungen. Das hängt einmal vom Gesamtzustand ab – sind Sie ausgeschlafen und erholt – oder von der persönlichen Fähigkeit, sich wieder zu fokussieren. Andererseits kommt es auf die Art der Unterbrechung an. Eine kurze Nachfrage hat eine andere Wirkung als ein genervter oder gar wütender Kunde, der mit einer Beschwerde kommt.

Unterbrechung durch Telefon und E-Mails

Telefonanrufe und E-Mails: Ständig klingelnde Telefone und ein überfülltes E-Mail-Postfach sind für viele die Hauptursachen für Unterbrechungen. Gefühlt alle paar Minuten ans Telefon zu gehen oder bei jeder neuen E-Mail nachschauen, wer was geschickt hat, unterbricht den Arbeitsfluss und lenkt ab.

Mein Tipp:

Legen Sie Zeitfenster fest, in denen Sie Anrufe und E-Mails beantworten. Schalten Sie die Benachrichtigungen für ankommende E-Mails ab. Zumindest während den Zeiten, in denen Sie sich intensiv auf einen Arbeitsschritt konzentrieren wollen. Priorisieren Sie die Bearbeitung der E-Mails nach Dringlichkeit und beantworten Sie diese am besten in einem Schwung.

Unterbrechung durch Kollegen

Unterbrechungen durch Kollegen: ‚Ich habe da nur mal kurz eine Frage…‘ ‚Kannst du mir gerade mal die Liste von letzter Woche raussuchen, ich finde die nicht!‘ und schon sind 10 Minuten vorbei, weil die Beantwortung doch länger gedauert hat. Manchmal wollen Kollegen auch einfach nur ein wenig reden. Natürlich können Sie Kollegen bitten, später noch einmal vorbeizukommen. Das ist alles in Ordnung, aber es ist eine – eventuell unnötige – Unterbrechung für Sie.

Erklären Sie freundlich, dass Sie produktiver sind, wenn Sie Unterbrechungen minimieren können, das gilt für die Kollegen ja auch! Bieten Sie gleichzeitig Alternativen oder Unterstützung an, damit sich niemand abgewiesen fühlt. Ziel ist einerseits, Ihre persönliche Produktivität und Zufriedenheit als auch das Verständnis und die Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen zu verbessern.

Türhänger für ungestörtes Arbeiten, Fokuszeit, nur wenn es dringend ist und wenn es ok. ist

Türhänger für die Bürotür

Mein Tipp:

Klären Sie mit Kollegen oder im Team, wie Sie zukünftig mit Unterbrechungen umgehen wollen. Stellen Sie klare Regeln auf, denn im Endeffekt braucht jeder Zeiten, in denen ein ungestörtes Arbeiten möglich ist.

Klären Sie ebenso, wie Sie zeigen wollen, dass Sie gerade konzentriert arbeiten wollen. Verwenden Sie sichtbare Signale wie Kopfhörer oder ein ‚Bitte-nicht-stören‘ Schild.

Blockieren Sie Zeitfenster für konzentriertes Arbeiten: Markieren Sie diese Zeiten in Ihrem Kalender bzw. in Outlook und teilen Sie Ihren Kollegen mit, dass Sie in diesen Zeiten ungestört arbeiten möchten. Bieten Sie jedoch alternative Zeiten an, zu denen Ihre Kollegen Sie erreichen können.

Oder Sie signalisieren auf Ihrem Schreibtisch oder an der Tür, dass Sie ab einem bestimmten Zeitpunkt wieder ansprechbar sind. So wissen die Kollegen Bescheid. Oder Sie nutzen Türhänger, wie auf der Skizze.

Durch klare Absprachen ermöglichen Sie ein gegenseitiges Verständnis. So profitieren auch die Kollegen von einer produktiven Arbeitsumgebung.

Meetings, die den Arbeitsfluss unterbrechen

Meetings: Meetings sind Teil des Alltags, aber oft werden sie zu einer Zeitfalle und stören den Arbeitsfluss. Generell können Sie überprüfen (oder nachhaken) ob es  wirklich notwendig ist, am Meeting teilzunehmen. Unklare Tagesordnungen sind Zeitfresser, ebenso eine unklare oder gar keine Moderation. Oder spontan einberufene Meetings, an denen sicherheitshalber viele teilnehmen, was unnötig ist.

Mein Tipp:

Überprüfen Sie die Notwendigkeit jedes Meetings und verkürzen Sie sie, wenn möglich. Übrigens, Meetings im Stehen sind kürzer als Meetings im Sitzen. Klare Zielsetzungen und Zeitfenster verbessern die Effektivität und Effizienz. Das gilt erst reicht für virtuelle Meetings.

Fazit

Einen komplett unterbrechungsfreien Alltag gibt es nicht. Wäre auch auf Dauer langweilig. Es geht um die Häufigkeit und manchmal auch um die Selbstverständlichkeit der Unterbrechungen.

Indem Sie sich bewusst mit den Ursachen und Folgen  auseinandersetzen, können Sie sich gezielt Maßnahmen überlegen und diese kommunizieren. Wenn Sie dies freundlich, aber bestimmt tun, können Sie fokussiert an Ihren Aufgaben dranbleiben und sie erfolgreich erledigen. So dass Sie zufrieden sind und nach der Arbeit abschalten können.

 

Schauen Sie sich mein Angebot für das Konzentrationstraining an!

Was sind Ihre Erfahrungen mit Unterbrechungen und den Folgen? Schreiben Sie mir doch direkt mail@margit-reinhardt.de.  

 

 

Schon wieder im Konzentrationstief?

Ping – eine neue Mail ist eingetroffen. Gerade haben Sie noch konzentriert an einem Projektbericht gearbeitet. Die Mail könnte ja wichtig sein, schnell mal einen Blick drauf werfen. Oh, die Mail ist ewig lang, worum geht es da überhaupt? Das Telefon klingelt. Ach, der Kollege aus dem Controlling. Mal schnell hören, was er will. Nebenbei versuchen Sie, die Mail weiter zu lesen und zu verstehen. „Klar, mache ich!“ hören Sie sich noch sagen. Der Kollege bedankt sich und legt auf. Sie sind auf dem besten Weg ins Konzentrationstief!

Denn was in der Mail drinsteht, wissen Sie noch immer nicht so genau und was Sie dem Kollegen zugesagt haben, ist Ihnen nur nebulös im Kopf hängen geblieben. Der Bericht ist ebenfalls noch nicht fertig. Dabei hatten Sie es längst zugesagt. Einfach etwas mehr Gas geben, dann klappt das schon. 

Multitasking ist selbstverständlich geworden. Insbesondere, wenn Ihnen die Zeit wegläuft und das Postfach mal wieder überquillt. 

Ungewöhnlich? Nein, das ist Alltag in vielen Büros. Wobei ich das Smartphone, unseren ständigen Begleiter, aussen vor gelassen habe.

Fünf Fallen, die auf den ersten Blick attraktiv sind – doch Ihre Produktivität läßt rapide nach!

Falle Nummer 1: Am besten alles auf einmal spart Zeit!

Beim Einkaufen im Supermarkt ist es sinnvoll, mehrere Lebensmittel auf einmal zu kaufen als 5mal  hintereinander loszugehen. Mehrere Dinge auf einmal tun – klar, das geht im Büro genauso gut! Sie haben das gute Gefühl, vieles parallel erledigen zu können. Genau das ist die Falle. Im Multitaskingmodus erleben Sie sich als unglaublich produktiv – sind es aber keineswegs. ImGegenteil: Ihre Produktivität sinkt! Die mentale Überlastung bringt Stress in Ihr Gehirn. Das verschlingt enorm viel Energie. Die fehlt Ihnen wiederum, wenn Sie komplexe Texte lesen, anderen zuhören oder Probleme lösen wollen. Die Gefahr, tatsächlich etwas Wichtiges zu übersehen, wächst kontinuierlich. Sie werden unzufrieden, ohne dass Ihnen so richtig bewusst ist, warum.

Tipp 1 – Nur weniges geht tatsächlich gleichzeitig!

Im Multitaskingmodus kommen Sie zwar durch den Tag, aber nicht zu Ergebnissen, mit denen Sie zufrieden sind. Tatsache ist, dass unser Gehirn ist schon bei zwei Aufgaben, die sich überlappen, überfordert ist. Ihre Produktivität verringert sich um bis zu 50% bei gleichzeitigem Tun. 

Was geht tatsächlich gleichzeitig? Spazierengehen und sich dabei unterhalten. Beim Kochen können Sie Musik oder einen Podcast hören. Autofahren und Radio hören. Tätigkeiten, bei denen unterschiedliche Hirnregionen gleichzeitig beansprucht werden. Simultan-Dolmetscher machen alle 20 Minuten eine Pause! Alles andere frisst Ihre Gehirnkapazitäten, und das sehr schnell.

Falle Nummer 2: Unterbrechungen und Störungen

Unterbrechungen - die Konzentrationsenergie sinkt rapide

Unterbrechungen – die Konzentrationsenergie sinkt rapide

Unterbrechungen nerven und kosten Zeit, viel Zeit. Im Schnitt werden Bürotätige alle 11 Minuten unterbrochen. Eine Unterbrechung ist schnell passiert. Haben Sie den Benachrichtigungston für Mails aktiviert? Dann gehören Sie eventuell zu den 70% aller Mitarbeiter, die innerhalb von 6 Sekunden auf eine neu eintreffende Mail reagieren? Die Anrufe schon nach dem ersten Klingeln annehmen, obwohl Sie gerade etwas ganz anderes tun? Genau das wird doch erwartet, höre ich oft. Immer parat und reaktionsschnell. Als ob es nichts anderes zu tun gibt. Dabei bleiben Tätigkeiten, die eine intensive Konzentration erfordern, logischerweise auf der Strecke. 

Nach jeder Unterbrechung brauchen Sie bis zu 23 Minuten!) um zu der eigentlichen Tätigkeit zurückzukehren. Zwischendrin fallen Ihnen noch drei andere Dinge ein, die zu erledigen sind. Schnell schieben Sie diese noch mit rein. Damit haben Sie den Faden zu der Ursprungsaufgabe komplett verloren. https://www.haufe.de/arbeitsschutz/gesundheit-umwelt/multitasking-kleine-unterbrechungen-mit-grossen-folgen_94_404590.html

Übrigens, am Vormittag sind solche Störungen weniger schlimm, am Nachmittag wenn die Energie nachlässt, nehmen sie noch mehr Zeit und Energie in Anspruch. Die Folge ist, dass Sie vor lauter Unterbrechungen unbewusst versuchen, die Zeit wieder aufzuholen und deswegen schneller arbeiten. Das fühlt sich wiederum produktiv an. Ist es jedoch meistens nicht. Schlimmer noch: es passieren mehr Fehler!

Tipp 2 – So einfach wie wirkungsvoll – eins nach dem anderen tun

Das kann Ihr Gehirn am besten. Eins nach dem anderen erledigen und abschließen. Ideal ist es, wenn Sie Tätigkeiten bündeln – etwa 30 Minuten, um Mails zu lesen und zu beantworten. Setzen Sie gezielt Prioritäten – damit unterstützen Sie Ihr Gehirn optimal. Denken Sie dran, immer wenn Sie versucht sind, zwei oder mehrere Dinge gleichzeitig zu bearbeiten, sinkt proportional Ihre Gehirnleistung ab. Auf der anderen Seite können Sie das Doppelte mit weniger Zeitaufwand erledigen, wenn Sie eins nach dem anderen tun.

Falle Nummer 3: Sie haben wirklich keine Zeit für Pausen?

Woran erkennen Sie produktive Menschen? Sie machen Pausen! Von Seminarteilnehmern höre ich oft genau das Gegenteil: „Ich habe gar keine Zeit, um Pausen zu machen!“ Gerade Stress vermindert die Kapazität Ihrer Aufmerksamkeit. Damit ist vor allem negativer Stress und die damit verbundenen negativen Gedanken gemeint. Ihr Gehirn will diese zur Seite schieben und negieren, um sich auf das zu fokussieren, was wichtig ist. Das verbraucht schon wieder zusätzliche Energie!

Was bringen Pausen? Die Leistungsfähigkeit Ihres Gehirns regeneriert sich. Ihre Konzentration wird gestärkt, statt im Dauereinsatz den Aufgaben hinterher zu hecheln. Probieren Sie es mal für eine Woche aus! Sie werden weniger anfällig für Unterbrechungen und innere Ablenkungen sein. Außerdem können Sie Wichtiges leichter von Unwichtigem unterscheiden. Sie können besser zuhören und wissen auch später noch, worum es ging. Mehr dazu hier: „Kurzpausen erhöhen die Leistung“ https://www.workingoffice.de/pause-machen/

Wenn Sie trotzdem darauf verzichten, beobachten Sie sich, welchen Verlockungen Sie leichter nachgeben: Sie tauchen schneller in die Tiefen des Internets ein, um sich zu entspannen. Tatsächlich ist dies eine Ablenkung ohne eine Regeneration für Ihr Gehirn. Oder Sie werden anfällig für die Inhalte Ihrer Schreibtischschublade: Schokolade, Gummibärchen oder Erdnüsse. 

Tipp 3 – Was Sie sich von Leistungssportlern abgucken können

Sie erwarten gute Leistungen von Ihrem Gehirn? Schauen Sie sich Leistungssportler an. Die haben einen ausgeklügelten Trainingsplan, in dem Pausen einen ebenso großen Stellenwert haben wie die fordernden Phasen des Trainings. Spätestens nach 60-70 Minuten intensiver Konzentration brauchen Sie 5 Minuten Auszeit. Trinken Sie in aller Ruhe einen Kaffee oder Tee. Kleine Routinetätigkeiten dürfen auch mal mit dabei sein. Nach 3 Stunden brauchen Sie und Ihr Gehirn eine längere Pause oder einen Wechsel der Tätigkeiten auf anstrengungsfreiere Routine. 

Falle Nummer 4: Zu wenig Bewegung

Dass Bürotätige die meiste Zeit des Tages auf Stühlen sitzend verbringen, ist nicht gleichbedeutend mit weniger Energieverbrauch. Auch wenn es sich nicht anstrengend anfühlt. Das Gegenteil ist der Fall. Die Wirbelsäule wird stärker beansprucht. Der Druck, der auf den Bandscheiben lastet, verdoppelt sich durch eine angeblich entspannte vorgebeugte Haltung um fast das Doppelte! Das vorgebeugte Sitzen, weit verbreitet unter Bildschirmtätigen, wirkt sich ebenfalls auf die Konzentrationsfähigkeit aus. Der Rücken ist krumm, der Nacken verspannt, das Gehirn kann nicht ausreichend mit Sauerstoff und Nährstoffen versorgt werden. Wie oft verändern Sie bewusst Ihre Sitzhaltung?

Tipp 4 – Abwechslung tut gut!

Es hilft schon, Telefonate oder kurze Besprechungen im Stehen durchzuführen. Die Wirbelsäule wird im Stehen weit weniger belastet. Deswegen nutzen Sie Pausen, um Ihren Schreibtisch zu verlassen. Statt dem Kollegen zwei Zimmer weiter eine Mail zu schreiben – gehen Sie hin! Gehen Sie in der Mittagspause raus – danach haben Sie einen klareren Kopf und können sich wieder leichter konzentrieren. Ausserdem entgehen Sie so eher dem Mittagstief. Wenn Sie mit Kollegen unterwegs sind – sprechen Sie über etwas anderes als über Ihre Arbeit. Seminarteilnehmer berichten mir immer wieder, dass ein hartnäckiges gedankliches Problem plötzlich leicht lösbar ist! 

Fall Nummer 5: Sie werden immer vergesslicher!

Haben Sie den Eindruck, dass Ihre Gedächtnisleistung schon mal besser war? Lernen oder die Einarbeitung in neue Themen schon viel leichter gefallen ist? Oder dass Sie sich schon wesentlich besser an Details erinnern konnten, die erst kurz vorher aktuell waren? 

Das kann – neben Stress – verschiedene Ursachen haben. Zwei stelle ich Ihnen hier vor: 

  1. Wenn Ablenkung zur Gewohnheit wird, also Routine ist stehen Sie sich plötzlich selbst im Weg. Das sind zum Beispiel die Menschen, die tatsächlich alle paar Minuten ihr Smartphone checken, obwohl es weder geklingelt, vibriert oder andere Töne von sich gegeben hat. Diese Ablenkung verbraucht logischerweise wieder Aufmerksamkeitsenergie. Damit landen Sie unweigerlich in einem Teufelskreis und sind schon wieder empfänglich für selbst kleinste Ablenkungen. In diesem Modus können Sie nichts Neues in Ihren Kopf hineinbekommen!
  2. Seit Erfindung des Smartphones ist unsere Aufmerksamkeitsspanne gesunken. Das heißt, die Fähigkeit, einige Begriffe oder Inhalte kurzfristig im Gedächtnis zu behalten, sinkt tatsächlich.

Für neue und erst recht für komplexe Inhalte braucht Ihr Gehirn freie Kapazitäten. Der Bereich für bewusste Aufmerksamkeit und Lernen ist der Hippocampus. Multitasking und Störungen überlasten den Hippocampus. Doch ohne ihn findet kein Lernen statt. Denn nur das, was Sie ganz bewusst wahrnehmen, kommt ins Gehirn und bleibt im Kopf. Je fokussierter Sie sind, desto besser klappt das mit dem Lernen und Behalten. Und das sogar mit weniger Aufwand! 

Tipp 5 – Klarer Fokus!

An einer Sache dranbleiben und diese abschließen

An einer Sache dranbleiben und diese abschließen

Die Basis für gute Arbeitsergebnisse ist ein glasklarer Fokus auf das, was zu tun ist. Tipp 1 bis Tipp 4. Beste Voraussetzungen, damit Ihr Gehirn Dopamin und Endorphine ausschüttet. Nebeneffekt – damit merken Sie sich das, worauf Sie sich konzentriert haben! Es sind diese dicken Belohnungen, die Ihr Selbstvertrauen stärken, wenn Sie mit Neugier Neues gelernt haben. Oder wenn Sie ein Problem gelöst haben. In diesem Modus sind Sie kreativ und können Ihre Ideen weiterentwickeln. Das Ergebnis: Sie sind so rundum richtig zufrieden!

Auf den Punkt gebracht

Die eine perfekte Technik, um die Konzentration mit einem Fingerschnippen zurückzuholen, gibt es nicht. Aber viele Wege und Chancen, den klaren Fokus immer wieder zu aktivieren. Ruhe ins Gehirn zu bekommen, um komplex und lösungsorientiert denken zu können. Um zu lernen und um mit Veränderungen leichter umgehen zu können. Damit schaffen Sie sich eine solide Basis für produktives Arbeiten.

Sie wollen Ihre Konzentration gezielt stärken? 

1. Im Coaching kommen wir Ihren persönlichen Konzentrationshindernissen auf die Spur und Sie entwickeln eine individuelle Strategie für einen besseren Fokus. Hier können Sie ein kostenfreies Erstgespräch vereinbaren. 

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